クラウド会計は記帳代行業務の強力な武器になるかもしれない

　標題をみるとちょっとおかしな標題です。というのもクラウド会計という言葉と記帳代行業務という言葉は業務上相反するものだからです。クラウド会計を顧問先が導入すると、基本的には顧問先が現金入出金などの入力をすることになるので税理士事務所は入力そのものをすることはありません。一方、記帳代行業務とは、顧問先はクラウド会計は導入せず、資料を税理士事務所に渡して、税理士事務所が自己の会計ソフトに入力することになります。

Googleスプレッドシートで給与情報を顧問先と共有する方法

税理士業務は日々顧問先と何らかのやり取りをしています。
もろもろの連絡事項や確認事項等など。その際、単に「連絡の為だけにメールを送る」ということが無駄に思えて仕方がなかったのです。できるだけ「連絡なしにそれを確認できる」に越したことはないと思っています。しかし、ITを使えばそれも簡単に解決できることが多いのです。顧問先とのコミュニケーションは密に、コミュニケーションコストはできるだけゼロにしていきたいと日々試行錯誤しています。

本日のエントリーでは、顧問先との給与情報のやり取りについて書いていきたいと思います。

　顧問先によっては、当事務所で給与計算をしているところがあります。毎月、顧問先から従業員の給与情報がエクセルファイルとして２５日くらいにメールで送られてきていました。そして、当事務所はそのエクセルファイルを見て、給与ソフトに入力して、源泉所得税などの情報をお渡ししていました。しかし、この一連の連絡作業というコミュニケーションコストをなくして自動化できないかと検討していたところ、Googleスプレッドシートにその機能があることが分かりました。それ以降は、顧問先がGoogleスプレッドシートに給与情報を入力すると当事務所にGoogleから自動配信メールでその旨が送られてくるようになりました。

ハンディスキャナが税理士業務に役立つ理由

　税理士が顧問先を訪問した際に、必ず行う業務のひとつに会計処理が適正であるかどうかを確認することに関連して、原始資料の確認とその回収業務があるかと思います。

　特に税理士事務所で入力をしている場合は、足りない資料の回収であったり、また、要確認事項については、その根拠となる資料を確認する必要があります。そして、それらいずれの場合においても、その場で確認するだけではなく、税理士事務所にもその資料を保管しておきたいですね。

　資料を事務所に持ち帰る場合は、わざわざ資料を預かって、後日郵送で返却する場合もあるかもしれませんが、通常は、面倒でそのような方法はとらないかと思います。通常は、その場でお客様にコピーを頼むか、「あとでメールかFAXで送ってください。」という方法ではないでしょうか。